Deel 01 / 02: Internationale tewerkstelling, doet u het?
Door de groeiende internationalisering wordt elk bedrijf vroeg of laat geconfronteerd met internationale tewerkstelling. Er zijn verschillende aspecten waarmee ondernemers geconfronteerd kunnen worden wanneer ze starten met grensoverschrijdend werken: wetgeving in het buitenland, internationaal mobiliteitsbeleid, het aanvragen van A1-documenten, arbeidskaarten en verblijfsvergunningen, het opstarten van buitenlandse payrolls, salary split, expats, detacheringen, bijstand bij fiscale controles, etc. Men moet verschillende aspecten m.b.t. de wetgeving in België en wetgeving in het doel land in acht nemen.
Belofloripa ziet dagelijks dossiers van ondernemers waar grensoverschrijdend werken een constante is, en we zien ook hoe ze vechten om alles in orde te krijgen en de beste oplossing te vinden voor zowel hun bedrijf als voor hun medewerkers. Een goede basiskennis van de regels omtrent internationale tewerkstelling is uiterst noodzakelijk als men een project in het buitenland succesvol wil uitvoeren.
Opvallend is dat veel ondernemers nog steeds denken dat internationale tewerkstelling enkel ter sprake komt als een werknemer voor een lange periode in het buitenland verblijft voor het werk, maar wettelijk gezien spreekt men over internationale tewerkstelling telkens wanneer een werknemer de grens oversteekt, zelfs al is dat maar voor een uur.
Omdat veel van onze klanten geconfronteerd worden met dergelijke vragen heeft Belofloripa in samenwerking met SD Worx enkele belangrijke aspecten m.b.t. internationale tewerkstelling samengebundeld. Selectie, aanwerving en een werkvisum aanvragen in het buitenland behoren tot de dagelijkse activiteiten binnen Belofloripa. Het regelen van formaliteiten zoals buitenlandse payrolls en salary split, expats en detacheringen zijn dagelijkse activiteiten binnen SD Worx. De perfecte match dus.
Via deze post lichten wij reeds een tipje van de sluier via Q&A. Elke Brees en Greet Joos, respectievelijk senior consultant en manager bij de afdeling Tax & Legal van SD Worx, geven via enkele praktische tips mee waar zeker rekening mee gehouden dient te worden in het geval van internationale tewerkstelling.
Wanneer is er sprake van internationale tewerkstelling?
U heeft als werkgever te maken met internationale tewerkstelling telkens wanneer u een werknemer hebt die de grens oversteekt voor zijn baan, zelfs al is dat maar voor een uur.
Waarmee rekening houden bij internationale tewerkstelling?
Elke Brees: “Tal van elementen moeten vooraf worden uitgeklaard: welke fiscaliteit en sociale zekerheid zijn van toepassing? Welke loon- en arbeidsvoorwaarden zijn van kracht? Heeft u een juridische of andere entiteit ter plaatse nodig om er iemand te mogen tewerkstellen? Welke verplichtingen en formaliteiten gelden om toegang te hebben tot de arbeidsmarkt? Welke extra kosten betekent dit voor u en uw werknemer? Kortom, u bezint best alvorens u begint.”
Greet Joos: “Naast fiscale, sociale, arbeidsrechtelijke en administratieve kwesties zijn er ook interne vragen. Stel dat uw werknemer belastbaar wordt in een land met een gunstiger belastingregime. Geeft u hem hetzelfde salaris, zodat hij een hoger nettoloon overhoudt of kiest u voor een systeem van netto garantie? Komt u tussen in huisvestings- en andere kosten voor levensonderhoud tijdens de buitenlandse tewerkstelling? U bekijkt dit best op voorhand en maakt hierover heldere afspraken, al dan niet in een heldere ‘company-policy’ als het gaat om grotere populaties werknemers die in het buitenland werken”.
In welke mate speelt het land van tewerkstelling een rol?
Greet Joos: “Bij arbeidsprestaties in het buitenland ontstaat mogelijks voor de werknemer belastbaarheid in het buitenland voor het deel van het salaris dat slaat op de in het buitenland verrichte arbeidsprestaties. Mogelijks blijft de werknemer ook belastbaar in de woonstaat voor het deel van de arbeidsprestaties die hij/zij daar nog verricht. Hierdoor ontstaat een situatie van ‘salary split’ of ‘gesplitste taxatie’. Het is dus van groot belang op voorhand na te gaan waar uw werknemer belastbaar is tijdens zijn buitenlandse opdracht.
Hiervoor kan doorgaans worden verwezen naar het dubbelbelastingverdrag gesloten tussen de woon-en werkstaat van de werknemer. België heeft met tal van landen bilaterale belastingverdragen gesloten. Dubbelbelastingverdragen bevatten evenwel enkel toewijzingsregels op basis waarvan de belastbaarheid van het salaris wordt bepaald (hetzij in de woonstaat, hetzij in de werkstaat). Op die manier wordt dubbele belasting vermeden. Dubbelbelastingverdragen bepalen niet hoe en tegen welk tarief het salaris van uw werknemer moet worden belast. Daarvoor geldt opnieuw het intern recht van de staat die door het verdrag als heffingsbevoegd is aangeduid. Als er geen verdrag gesloten is tussen de woon- en werkstaat van de werknemer, blijft het intern recht van toepassing waardoor hetzelfde stuk salaris toch dubbel belast kan worden als de fiscale regels van zowel de woon- als de werkstaat van de werknemer belastingheffing voorzien. De fiscale controles werden de laatste jaren in vrijwel alle staten opgedreven en de uitwisseling van inlichten tussen staten verloopt steeds vlotter. Als u fiscale boetes of andere onaangename verrassingen wil vermijden onderzoekt u best vooraf waar en hoe het salaris van uw werknemer belast wordt.”
Ook de toepasselijke sociale zekerheid moet vooraf worden onderzocht. De toepasselijke sociale zekerheid bepaalt immers mee de totale werkgeverskost, alsook de sociaal zekerheidsuitkeringen waarop uw werknemer onder andere bij ziekte of ongeval recht heeft.
Elke Brees: “De wettelijke basis voor de bepaling van het toepasselijke sociaal zekerheidsregime voor een internationale tewerkstelling binnen de EER en Zwitserland is te vinden in de EU-Verordening 883/2004. Daar wordt als algemene regel gesteld dat de wetgeving van het land waar de werknemer wordt tewerkgesteld van toepassing is, ongeacht of de werkgever in de werkstaat is gevestigd, of dat de werknemer in de werkstaat woont. Daarnaast geldt het principe van eenheid van onderwerping. Concreet betekent dit dat het in principe niet mogelijk is dat werknemers die zich in een bepaalde tewerkstellingssituatie bevinden, onderworpen zijn aan socialezekerheidsstelsels van verschillende landen.
Om te vermijden dat een werknemer die slechts voor een korte periode in het buitenland wordt tewerkgesteld of gelijktijdig in verschillende landen werkt, van sociaal zekerheidsregime moet veranderen, voorziet de Europese verordening twee uitzonderingen op bovenstaand werkstaatprincipe: de detachering en de gelijktijdige tewerkstelling. Als een werknemer tijdelijk voor rekening van zijn werkgever wordt uitgestuurd naar een andere lidstaat, valt dat onder detachering. In geval van een gelijktijdige tewerkstelling zal de werknemer structureel activiteiten in twee of meerdere landen uitoefenen, bijvoorbeeld twee dagen per week tewerkstelling in Nederland en drie dagen in België. Als bepaald is waar de werknemer sociaal verzekerd is, moet rekening gehouden worden met de impact van een ander sociaal zekerheidsregime. De werknemer bouwt immers ook rechten op voor de toekomst, zoals voor zijn pensioen.”
Greet Joos: “Naast sociale zekerheid is het van belang te onderzoeken welke loon- en arbeidsvoorwaarden van kracht zijn, vermits deze een directe impact hebben op de arbeidsrelatie en arbeidsovereenkomst. Tot slot moet worden nagegaan of er nog andere specifieke verplichtingen van toepassing zijn in het land van tewerkstelling. Bijvoorbeeld, is er een aanmeldingsplicht? Is er een verblijfs- en/of werkvergunning nodig?”
Wat als de werkgever iets over het hoofd ziet?
De consequenties kunnen bijzonder zwaar wegen. Stel, u werft een Nederlander aan die bij jou in België komt werken. Vele werkgevers denken dat een Belgisch arbeidscontract volstaat. Maar stel dat de Nederlandse werknemer na enige tijd ook mag thuiswerken. Wel, dan is hij eigenlijk in twee landen belastbaar. In bepaalde gevallen moet de Belgische vennootschap dan ook sociale zekerheid in Nederland betalen (en geen Belgische) en moet er naast een Belgische ook een Nederlandse payroll opgestart worden.
Elke Brees: “Of u ontdekt laattijdig dat u verkeerdelijk sociaal zekerheidsbijdragen betaalde in het ene land, terwijl u eigenlijk bijdragen in een ander land verschuldigd was. In het geval een rechtzetting moet gebeuren, dienen in eerste instantie alle niet-betaalde bijdragen over de gehele periode te worden betaald. Daarnaast riskeert u boetes of intresten. Bovendien kan het enige tijd duren alvorens u de verkeerdelijk betaalde bijdragen terugkrijgt. Tel daar de extra kosten bij voor een buitenlandse payroll en alle administratieve formaliteiten en u weet dat dit ingrijpende gevolgen heeft. Voorkomen is zoveel beter dan genezen.”
Wilt u meer weten omtrent het selecteren van een kandidaat om in een buitenlandse vestiging te gaan werken, zoals welk profiel een goede kandidaat moet hebben om het imago van uw bedrijf met hart en ziel te vertegenwoordigen en hoe u dit proces kunt controleren vanuit het buitenland? Lees dan zeker deel 02/02 van grensoverschrijdend werken: “Internationale selectieprocedure, hoe beheert en controleert u het?” dat binnenkort gepubliceerd wordt.